કલેકટર પ્રભવ જોશીના અધ્યક્ષસ્થાને લોકસભા ચૂંટણી અનુસંધાને પોસ્ટલ બેલેટ તેમજ ૭મી મેના રોજ યોજાનાર મતદાનના આયોજન અંગેની સમીક્ષા બેઠક યોજાઈ હતી. બેઠકમાં સંસદીય વિસ્તારની સર્વે વિધાનસભા બેઠકના એ.આર.ઓ. વચ્ર્યુઅલી જોડાયા હતા. જેમાં મતદાર યાદી, સ્ટાફની તાલીમ, વિવિધ પ્રકારના બૂથો જેવા કે સખી, દિવ્યાંગ, મોડલ અને યુવા સંચાલિત બુથોની વ્યવસ્થા, બુથ પરના સ્ટાફ અને મતદારોને આવશ્યક સુવિધાઓ વિશે ચર્ચા કરવામાં આવી હતી.

કલેકટરે ગેરહાજર, શિફટ થયેલા મતદારોની યાદી ઉપરાંત પોસ્ટલ બેલેટ મતદાન, ઇ.વી.એમ. ડિપ્લોયમેન્ટ, વાહનોની જરિયાત, વોટર્સ ટર્ન આઉટ એપ્લિકેશન પર ડેટા એન્ટ્રી અને ખાસ મતદાન મથકો પર લોકોને ગરમીથી બચાવવા માટે મંડપ, ફાયર સેટીના સાધનો વગેરેની વ્યવસ્થા કરવા જણાવ્યું હતું. મતદાન મથકો પર ભીડ ન થાય તેમજ મતદારોને આવશ્યક માર્ગદર્શન મળી રહે તે માટે ફેસિલીટેશન સેન્ટરનું નિર્માણ કરવા તેમજ સંભવત: પ્રતિ વ્યકિત ૨૦ સેકન્ડમાં મતદાન કરી બહાર આવી શકે તેવી વ્યવસ્થાનું નિર્માણ કરવા એ.આર.ઓ.ને સૂચના આપી હતી. રાજકોટ જિલ્લામાં એક બિલ્ડિંગમાં એકથી વધુ બુથ હોય કે બિનજરી ભીડ થતી હોય તેને ટાળવા માટે એન.સી.સીના કેડેટ સ્વયંસેવકો તરીકે આપશે તેમ કલેકટરે ઉમેયુ હતું.

અધિક જિલ્લા ચૂંટણી અધિકારી એન.કે. મૂછારે વિવિધ ફોર્મ તથા ચૂંટણી પંચની માર્ગદર્શિકા અનુસારની આવશ્યક તૈયારીઓ વિષે ચર્ચા કરી હતી. સાથે જ દરેક વિધાનસભા મતવિસ્તારના એ.આર.ઓને સંવેદનશીલ મતદાન મથકોની વિશિષ્ટ્ર તૈયારીઓ, મોકપોલ, વેબકાસ્ટીંગની વ્યવસ્થા, સુરક્ષા દળોની ટુકડીઓની આવશ્યકતા વગેરેનું માઇક્રો પ્લાનિંગ કરવા પર ભાર મૂકયો હતો. ચૂંટણી પંચની માર્ગદર્શિકા અનુસાર સંવેદનશીલ મતદાન મથકો ખાતે સી.એ.પી.એફ ટુકડી, માઈક્રો ઓબ્ઝર્વર અથવા તો વેબકાસ્ટિંગ દ્રારા સતત નિરીક્ષણ કરવામાં આવશે.જેમાંના અતિ સંવેદનશીલ બુથ પર સમગ્ર મતદાન સી.આર..પી.એફ ટુકડીની હાજરીમાં થશે. હાલમાં બી.એલ.ઓ દ્રારા મતદાર કાપલી અને આમંત્રણ પત્રિકા વિતરણ કરવામાં આવી રહ્યું છે જે કામગીરીની સમીક્ષા પણ આ બેઠકમાં કરવામાં આવી હતી.
આ બેઠકમાં અધિક જિલ્લા કલેકટર ચેતન ગાંધી, ડી.આર.ડી.એ નિયામક એ.કે.વસ્તાણી, સી. વિજીલના નોડલ એચ. કે. સ્વામી, પ્રાંત અધિકારી ચાંદની પરમાર, નિશા ચૌધરી, જિલ્લા પુરવઠા અધિકારી રાજેશ્રી વંગવાણી, સ્વીપ નોડલ અધિકારી જિજ્ઞાસાબેન ગઢવી, નોડલ અધિકારી કેતન ખપેડ, એ.એસ. મંડોત, તપન પાઠક, એચ.વી.દિહોરા, વિમલ ચક્રવર્તી, કણઝારીયા, મામલતદાર કાકડીયા, ચૌહાણ તેમજ દવે ઉપસ્થિત રહ્યા હતા