'સાહેબ મિટિંગમાં છે' તેવા અરજદારોને અવારનવાર અપાતા જવાબો હવે આપી નહીં શકાય. કારણ કે ગુજરાત સરકારના સામાન્ય વહીવટ વિભાગે સરકારી કચેરીઓમાં યોજવામાં આવતી બેઠક માટે અલગ અલગ 14 મુદ્દાની માર્ગદર્શિકા જાહેર કરી છે.

મીટીંગ પહેલા, મીટીંગ દરમિયાન અને મીટીંગ પછી શું કરવું જોઈએ ?તેની જાહેર કરાયેલી 14 મુદ્દાની આ ગાઈડ લાઈનમાં જણાવ્યા મુજબ અપવાદરૂપ સંજોગોને બાદ કરતા કોઈ કિસ્સામાં મીટીંગ એક કલાકથી વધુ ચાલવી ન જોઈએ.

જ્યાં સુધી વ્યક્તિગત હાજરી અનિવાર્ય ન હોય ત્યાં સુધી બહાર ગામના અધિકારીઓ સાથેની તમામ બેઠક વર્ચ્યુઅલ માધ્યમથી જ યોજવાનો આદેશ કરવામાં આવ્યો છે. જે કોઈ મિટિંગમાં આમંત્રિતને બોલાવ્યા હોય તે મિટિંગમાં તેવા આમંત્રિત સભ્ય જ હાજર રહી શકશે અને તેમના પ્રતિનિધિને હાજર રાખી શકાશે નહીં. આવી જ રીતે આમંત્રિત સભ્યો વધારાના સભ્યોને મિટિંગમાં સાથે લાવી શકશે નહીં અને જો આવી જરૂરિયાત ઊભી થાય તો મિટિંગના અધ્યક્ષની પૂર્વ મંજૂરી મેળવવાની રહેશે.

મિટિંગમાં જે અધિકારીઓ હાજરી આપવાના હોય તેમણે સમયસર હાજર રહેવાનું હશે અને બેઠક શરૂ થવાના પાંચ મિનિટ પૂર્વે આવી જવાનું રહેશે.

જ્યારે કોઈ મુદ્દા પર મિટિંગમાં અધિકારીઓના અભિપ્રાય મેળવવાના હોય તેવા સંજોગોમાં સિનિયર ઓફિસરોની પહેલા જુનિયર અધિકારીઓએ પોતાનો અભિપ્રાય રજૂ કરવાનો રહેશે. મીટીંગ પૂરી થયા પછી 24 કલાકમાં તેની મિનિટસ પણ લખાઈ જવી જોઈએ અને સરકારને મોકલી દેવાની રહેશે.

આકસ્મિક સંજોગોને બાદ કરતા જ્યારે મિટિંગ બોલાવવાની હોય ત્યારે ઓછામાં ઓછા ત્રણ દિવસ પહેલા તેનું આયોજન કરીને સંબંધિત અધિકારીઓને તે અંગેની જાણ કરી દેવાની રહેશે.